物流公司ISO9001认证体系文件控制程序
发布者：admin 发布时间：2012-12-24 10:34:27 阅读：0
物流公司ISO9001认证体系文件控制程序
1.0目的：
确保与质量管理体系相关的文件不被误用，规范文件书写格式、制定方法、编号及版本的规则，使每份文件均有唯一的文件号码以纳入文件管理体系。确保与质量体系有关的文件都得到有效控制，使各相关场所使用现行文件的有效版本，特制订此办法。
2.0范围：
凡本公司与质量管理体系相关之内部及外来文件均属之。
3.0职责：
本程序由行政部制定及管理，相关人员配合执行。
4.0定义：
4.1质量手册：有关公司经营组织与各机能之概括性、原则性之摘要说明。
4.2程序文件：有关质量管理体系事务之处理方法、手段、顺序等之说明。
4.3作业指导书：为执行质量管理体系要求，在技术上、工作上所规定之具体方法、手段与判定要领等。
4.4受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作皆须受到管制的文件。
4.5非受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作不须受到管制的文件。
5.0内容：
5.1文件的分类。
5.1.1从管制属性可分为受控文件和非受控文件两种。
5.1.2从文件架构上分为四级：
一级文件：质量手册；
二级文件：程序文件；
三级文件：作业指导书；
四级文件：表单、记录、资料等。
5.2文件与资料编号方法说明。
5.2.1质量手册的编号为YF-QM-001。
5.2.2程序文件的编号为YF－QP－□□□。YF代表公司名称，QP代表程序文件；最后的三个□代表该部门发放的第几份文件。
5.2.3作业指导书的编号为YF-□□-QA-□□□。YF代表公司名称，QA代表作业指导书；其前两个□代表部门名称，取其部门名称的开头字母大写（例如：XZ代表行政部、XS代表销售部）；其最后的三个□代表该部门发放的第几份文件。。
5.2.4外来文件的编号以原有编号为准。如无原有编号，其编号为QS□□□□□□□。QS代表外来文件，其前面的六个□代表年月日，后面的一个□代表外来文件的文件序号。
5.2.5技术图纸的编号原则：依据产品名称进行编号。
5.2.6表单编号原则：文件编号加二位流水序号（国家或行业标准规定除外）。
5.3文件版本说明：
5.3.1版本编号方法：□□。前一个□表示文件的版本号（编号从A—Z），后一个□表示修订次数（编号从0—5）。
5.3.2版本说明：文件首次发行，初版为A0；文件若有少许修改时，则变动修订次数，例如：A0→A1；文件若有重大修改或文件体系发生变动时，则变动版本号，例如：A1→B0
5.4文件的编写、审查、批准及分发层次：
|
文件名称 |
制 订 |
审 核 |
批 准 |
分发部门 |
|
质量手册 |
行政人事主管 |
管理者代表 |
总经理 |
各部门经理 |
|
程序文件 |
各部门经理 |
管理者代表 |
总经理 |
各部门经理 |
|
三级文件 |
各部门经理 |
管理者代表 |
总经理 |
各相关部门 |
5.5文件的制定
5.5.1各部门经理制定草案，经相关权责人审查（必要时经讨论、会签），总经理批准，由行政部打印和发行。
5.5.2文件的修订：由原制定部门填写《文件变更申请表》说明原因及变更内容后，由原相关权责人审查，总经理批准后将《文件变更申请表》交至行政部, 行政部将原文件作文件修订并作登记。
5.6文件的发行
5.6.1受控文件的发行：
a）由行政部依据5.4的规定确定发行范围，填写《文件分发/回收记录表》后，在文件每页上盖“受控文件”印章后，将文件发放到领用部门，并要求领用部门经理签名确认。
b）文件换版发行时，需将旧版文件回收后，方可将新版文件发放给领用部门,并且在《文件分发/回收记录表》上登记, 旧版文件正本由行政部盖“作废”章，另行保存以便查阅。旧版文件的副本由行政部及时销毁。
c) 文件销毁时填写《文件销毁申请单》，并经总经理批准予以销毁。
5.6.2非受控文件发行(不须盖“受控文件”印章)
a)依据外部需求由公司相关部门依据5.6.A.a节作业。
b)公司相关部门将非受控文件交至外部需求者。
5.7文件的使用与管理。
5.7.1对质量管理体系运作起重要作用的各个场所，都应有相应有效版本文件。
5.7.2受控文件应保持干净、严禁涂改。
5.7.3本公司未盖“受控文件”印章的文件或盖了“受控文件”印章再复印的文件，一律无效。
5.7.4受控文件有破损、模糊或丢失等情况，相关部门可申请更换或补发。
5.7.5本公司对受控文件的借阅须经管理者代表核准后方可向行政部借阅。
5.7.6行政部应在《文件一览表》标明文件最新版本状况。
5.7.7回收的旧版文件，由行政部统一销毁处理（如用于再生纸或供参考而保留的文件，则应在文件每页加盖“作废文件”印章）。
5.8外来文件资料的管制：（首页需加盖“外来文件”印章）
5.8.1对于与质量管理体系有关的外来标准，由行政部定期向提供此类标准的部门咨询并购买，经总经理核准后，依据此办法作业。
5.8.2对于客户提供的技术参数资料文件，由相关部门负责人同客户联系及时取得最新资料，经总经理核准后，交行政部依据此办法作业。
5.9电子媒体文件管理：对承载媒体不是纸张的文件控制，也应参照上述规定执行。
5.10文件的申领：各部门需申领文件时要经管理者代表批准方可申领。若因破损而申领，按原分发号予以分发，并将破损文件收回销毁；若因丢失而申领按新的分发号发放，且将原分发号作废，管理者代表在《文件分发/回收记录表》上签字。
5.11文件的管理：
5.11.1行政部及各部门保存的文件应有序保存，方便存取和查阅，任何人不得在受控文件乱涂乱画，不准乱自外借，确保文件的清晰、整洁和完好。
5.11.2行政部每三个月对文件进行一次全面检查，检查各类在用文件的有效性，发现问题及时处理。
5.11.3在每年的管理评审会中，对文件进行评审，必要时予以修订。
5.11.4技术性文件的管理要依上述管理办法执行。
6.0参考文件:（略）
7.0表单：
7.1《文件分发/回收记录表》 YF-QP-001-01
7.2《文件变更申请表》 YF-QP-001-02
7.3《文件一览表》 YF-QP-001-03
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