物流公司ISO9001认证体系合同评审控制程序
发布者：admin 发布时间：2012-12-24 10:27:21 阅读：0
物流公司ISO9001认证体系合同评审控制程序
1、目的
为确保合同履行的顺利性，保证满足顾客及合同中所规定的各种要求，在正式合同签订之前，对每份标书、合同进行评审。
2、范围
本程序适用于顾客要求的识别、本公司承运的合同、口头订单、协议的评审及与顾客的沟通。
3、职责
3.1 管理层负责合同评审工作。
3.2 业务部负责识别顾客的要求与期望，组织货运合同的评审、合同签订、合同修订、合同管理工作。
3.3 顾客的要求与期望调查，对合同进行评审，并负责对顾客信息的收集并与他们进行沟通；
3.4 各部门相关人员合同评审。
4、程序
4.1 顾客需要的识别
业务部负责识别顾客对服务的需求与期望，根据顾客规定的订货要求，组织合同评审；根据顾客的要求，组织合同评审。
4.1.1 顾客明示的服务要求，包括服务质量要求、交付、支持服务（如运输、保管、送货上门等）和价格方面的要求；
4.1.2 顾客没有明确要求，但预期或规定的用途所要求。
4.1.3 顾客没有规定，但国家强制性标准及法律规定的要求。
4.1.4 本公司的附加要求。
4.2 对产品要求的评审
在接受合同或定单之前业务部独自或组织相关部门对产品要求进行确认。
4.3 合同评审内容
4.3.1 每份标书、口头订单、协议、合同都应按《合同评审/汇签单》中所要求的内容进行评审。
4.3.2 评审时按合同条款要求进行，内容包括性能、价格、安全性、付款方式、运输、服务等，是否合理可行。
4.3.3 合同中是否已明确并被合同双方所理解的条款，并能够正确实施。
4.3.4 本公司是否具备履行合同要求的能力。
4.3.5 合同要求与产品不符时，是否已协调，并能得到圆满解决。
4.3.6 合同条款是否有特殊要求。
4.3.7 合同是否符合《中华人民共和国合同法》有关规定。
4.2 合同评审类型（A类、B类、C类）
A类合同：一般需（用户）无特殊要求，大客户、大批存量的合同，采用汇签方式。
B类合同：根据合同的内容进行综合性评价，对合同金额、标的额超过50万元对长途配货需综合协调及用户对产品有特殊要求的合同、标书。
C类合同：顾客委托、经过双方确认的口头定单，如市内配货。
4.3 评审方式
4.3.1 A类合同汇签
a.A类合同汇签可按《合同评审/汇签单》中要求各部门主管领导汇签。
b.合同汇签结果，由业务部负责填写，并归档保存。
4.3.2 B类合同评审（以会议形式）
a. B类合同评审由经理主持，由业务部、财务部、操作部、合同专管员一同参加评审。
b.按合同签订内容严格审查，对有特殊要求、风险大、文字表述不清的内容作重点评审。
c.评审结果由总经理做出结论，所有参加评审人员在《合同评审/汇签单》上签字。
d.按合同评审做出结论，由授权委托人对合同初稿进行修改，修改后再进行评审签订正式合同。
e.未进行汇签、评审的合同，不准盖章生效（或签订正式合同文本）。
4.3.3 C类合同评审
C类合同评审由业务部部长或授权委托人进行评审，在顾客提供的图纸或要求上签字同意，既完成合同评审。
4.4 正式合同签订后，由财务部存档。
4.5 合同的修订
4.5.1 合同签订后，由于顾客或本公司特殊原因难以按原合同内容完成时应由业务部积极与对方沟通情况，变更合同内容，形成书面协议，通知有关部门对修订内容进行评审。
4.5.2 修改合同的有关信息，由业务部以《合同修订信息传递记录表》形式传递到有关部门。
4.6 合同的管理
业务部建立《合同台帐》。未经总经理批准，不得转借合同，或透露其中的秘密。
4.7 保存合同评审记录
业务部建立《合同台帐》，保存《合同评审/汇签单》、《合同修订信息传递记录表》。
4.8 与顾客的沟通
4.8.1 在受现－仓储－运输过程中，业务部负责回答顾客的咨询。
4.8.2 业务部根据需要将合同的执行情况随合同进展业务部反馈给顾客，回答顾客
询问，要与顾客协调一致。
4.8.3 货物交付后，业务部要搜集顾客的反馈信息，妥善处理顾客投诉，以取得顾客持续满意。
5 相关文件
5.1 《中华人民共和国合同法》
6 记录
6.1 合同评审单 YF-QP-007－01
6.2 合同台帐 YF-QP-007－02
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