1.0    目的
确保质量管理体系所使用的文件为有效文件，并能处理迅速﹑畅顺流通﹑正确应用及妥善管理。

2.0    范围
适用于本公司有关ISO9001、GB/T50430质量管理体系的所有文件的制定、修订、批核、分发、回收、销毁等管理过程。

3.0    定 义

3.1文件：信息及其承载媒体。
3.2程序文件：为进行某项活动或过程所规定的途径的描述文件。

4.0    职 责

4.1总经理:负责质量手册和程序文件的批准。

4.2管理者代表：负责三级文件的批准；

4.3行政部：负责本公司质量体系文件登记、发放、回收和日常管理。

5.0    程 序

5.1若文件中没有特别规定，一般情况下文件的批准的权限如下表所示：

5.2本公司文件类别

5.2.1一阶文件：质量手册；

5.2.2二阶文件：程序文件，包括文件管理程序等ISO9001标准要素所含的各项程序；

                管理制度，GB/T50430要求的管理制度

5.2.3三阶文件：工作规范，包括50430要求的制度、作业指导书、技术文件（含客户图纸、标准等）在作业过程中使用的文件资料；

5.2.4四阶文件：相关表单，用以收集、传递信息，目的在于控制作业流程，或提供   作业和证明其结果符合规定要求的固定格式；记录性文件，用于管理评审记录，持续改善的决策记录等。记录性文件的控制参见《质量记录控制程序》进行。

5.3文件的格式
由相关部门的承办人编制文件,其内容可参考如下格式：
1）目的：指出此文件运行时所应达到的效果、目标；
2）范围：指出此文件适用的场所、范围；
3）定义：指出此文件中出现的专用名词的内涵和外延；
4）职责：指出此文件运行时的职责划分；
5）程序：详细列出为达到所需目的而进行的作业过程和步骤；
6）记录：由本程序引出的表单。
7）支持性文件：由本程序引出的作业指导书等三阶文件或相关体系文件。
8）附录：

5.4文件编制﹑修订﹑作废作业

5.4.1文件的编制作业

文件由相关部门承办人进行编制，编制完成后填写《文件分发/回收记录表》，列明需要分发文件的部门及数量，根据5.1文件批准权限交相关领导进行审批，批准发放的文件交行政部按相关规定和程序完成文件的登记、发放、回收和日常管理作业。

5.4.2文件的修订作业

各类质量文件在实际作业中，若有不合现状的内容须修改或新表格改动/废止，由发现部门或相关部门填写《文件申请表》，提出修订原因，交原编制部门研究修改。修订完成的文件，交相关领导审批后交行政部完成文件登记、发放、回收和日常管理作业。

5.4.3文件的作废作业

文件作废的申请﹑批准等作业同文件的修订作业。但文件作废后，原文件编号不可再重复使用。

5.4.4每次修改/作废工作完成后，将《文件申请表》与新版本文件原件放在一起，以便跟踪文件的修改/作废状态。

5.5文件编码体系

5.5.1文件编码体系

XMYL—公司简称（新茂园林）

XX—文件类别

001—顺序号

5.5.1.1 文件类别：

文件类别由二位大写的英文字母表示，具体区分如下。其余文件类别由各部门自行编制。
QM–质量手册     QP–程序文件QS–管理制度 WI–工作细则/文件   QR–表单

5.5.1.2文件顺序号

文件顺序号由三位阿拉伯数字组成，自001起编序。文件顺序号可以不连续，但同类文件中其顺序号不得重复。

5.5.2质量管理体系管理类表单的编码按《质量记录控制程序》执行。

5.5.3行政部对各部门的文件编号应以《文件受控一览表》列表管理,防止有重复或误用的情形。

5.6版本

5.6.1文件和相关表单的版本号以A/0表示，修订后依次为A/1，A/2等，当改版到A5时下一次改版则变为B/0以此类推。

5.6.2外来文件版本的更新由行政部向原编制发行部门或代理发行部门协调核对（至少每年一次），适时取得新版。并以《文件受控一览表》更新记录。

5.7文件分发﹑回收作业

5.7.1由行政部按照《文件分发/回收登记表》发放文件；

5.7.2文件原件保留于行政部，加盖原件章（盖于文件背面）；

5.7.3凡受控文件副本均需加盖发行文件章，作废文件盖作废章，非受控文件不盖驶章；凡受控文件章是复印的文件均视为非受控文件；

5.7.4 作废的受控文件由行政部按照《文件分发/回收登记表》的名单收回，若无法收回的必须在原文件是加盖作废文件章，非受控文件无需收回；

5.7.5受控文件对外的分发，应由适当的对外部门代签收，转交行政部分发时应加盖红色受控文件章，并以《文件分发/回收记录表》记录。

5.8文件的补发
因文件破损、遗失或其他原因需要申请补发文件时，由申请部门填写《文件申请表》，经原文件审批人批准后，由行政部办理文件补发手续。

5.9 文件保存﹑销毁作业

5.9.1 文件保存

5.9.1.1经颁布发行的质量手册﹑程序文件﹑作业规范、各式相关表单的原稿及外来文件等均由行政部列帐保管。

5.9.1.2各类质量文件（一﹑二﹑三阶文件）的保存，由部门负责人或指定专人负责，质量记录文件则按《质量记录控制程序》规定保存。

5.9.1.3 旧版及作废的文件回收时，行政部须注记回收情况，并在《文件分发/回收记录表》的回收栏上记录；任何部门均不得保留旧版的正式文件（加盖红色受控章者），但行政部则须对历次版本编制及修订的原件（加盖“原件”章）盖“作废”章，并与有效文件分开保存。

5.9.2 作废文件处理

5.9.2.1 由各部门回收的所有旧版及作废文件，须由行政部加盖 “作废”后处理或直接销毁（行政部仅需保留各版本的原版文件）。

5.9.2.2已逾保存期限的记录﹑资料等，可由各类记录的保管部门自行处理或销毁。

5.10外来文件的控制

凡各部门因工作需要，将外来文件列为质量体系运作的依据或标准时，为正确地使用文件满足要求，需要对此类文件进行控制，如：规范、工业/国家/国际标准等。

5.10.1公司使用的规范、标准、法律法规等文件，由行政部将文件列入《外来文件一览表》中。

5.10.2行政部及项目部在收到外来文件，应及时清点并编号，准确无误后，交管理者代表审批；

5.10.3外来文件的发放、回收、保存、销毁按5.7、5.8、5.9执行。

5.10.4外来文件编号

5.10.4.1若外来文件有编号登记，则使用外来文件的文件编号；

5.10.4.2若外来文件没有编号登记时，由总工室进行编号，并在文件首页的右上角标注文件编号。

5.10.6电子文档的保存管理:

5.10.6.1文件、表单发行后，各编写部门将电子版文件交由行政部存档，各编写部门不保存电子文件。

5.10.6.2当文件、表单需要修改时，编写部门从行政部取得电子文档后修改。

5.10.6.3行政部保存电子文档时应设立文件夹进行归档管理，一级目录共分为质量手册、程序文件、三级文件、四级文件四个文件夹。

5.10.6.4为确保电子文档的安全性，不被误改等，体系文件应保持密码，或存放在特定的电脑中，为电脑开机设置特定的密码。

5.10.6.5行政部应将文件进行备份，以防因电脑、存储硬件损坏而造成文件丢失、损坏。

6.0        质量记录

6.1《文件受控一览表》

6.2《文件分发回收记录表》

6.3《文件申请表》

6.4《外来文件一览表》

7.0 支持性文件

《档案管理制度》